Klikk deg videre så finner du referat fra styremøtet 16. september 2020.

Styremøte nr. 8/2020

Styremøte på Damehuset, Tjuvholmen onsdag 16.09.20 kl. 1800-2000

Tilstede fra Styret: Arne Hansen, Tor Sæming Eng, Wolfgang Scherzer, Solveig Hauge, Sverre Nordhagen og Per Olav Lund.

Ikke tilstede/meldt forfall:

Agenda

1) Godkjenning av forrige styremøtereferat nr. 07/2020.

Dette ble godkjent og kopi blir hengt opp i rohallkorridoren samt lagt ut på nettsiden vår.

2) Fremdrift bygg

Arne la fram en oversikt over byggeprosessen så langt, dette sammenfalt med Wolfgang sin budsjettmessige oversikt. Dette samsvarte bra, og vi ligger godt an og under budsjettet. En rekke regninger er nå betalt, og de siste blir betalt våren 2021.

Arne la også frem en oversikt over antall dugnadstimer som så langt var brukt. Dette er viktige tillegg til vår søknad om spillemidler.

Arne og Tor skal nå snart gå i gang med selve søknaden om spillemidler og kommunalt anleggstilskudd. Fristen for innlevering av søknad er 1. oktober.

3) Økonomi

Wolfgang redegjorde for den økonomiske situasjonen som for tiden er stabil og som forventet i h.h. til budsjett og nevnte byggeprosess. Imidlertid har kun 65 % av medlemmene betalt medlemskontigenten/båtplassleie. Wolfgang er allerede i gang med purreprosessen.

Pr. d.d. har klubben 491 medlemmer.

4) Eventuelt

a) Vedr. spørsmål fra klubbens kontrollkomitee

Arne orienterte om mottatt e-post fra klubbens kontrollkomite hvor komiteen har flere spørsmål rettet mot klubbens drift. Arne tar ansvaret for å gi kontrollkomiteen svar på de etterspurte spørsmål.

Imidlertid hadde kontrollkomiteen ett spørsmål som styret diskuterte spesielt, og dette var praksis rundt vår kontobehandling.

Klubben har tidligere mottatt NIF’s lovnorm vedr. praksis forbundet med kontobehandling, men endret lovteksten noe i våre egne vedtekter for å unngå tungvind dobbel-godkjenning. Klubben har i mange år hatt en kontobehandling som har vært sikker og ikke medført unødig mye merarbeid.

Denne endringen av egne vedtekter ble sendt inn til NIF for at NIF kunne kontrollere at endringen var i tråd med gjeldene lovnorm. NIF godkjente dette og våre vedtekter ble derfor gjeldene.

Av Hamar Roklubs gjeldene og godkjente vedtekter fremgår det:

«Bankkonti skal være knyttet til idrettslaget, og skal disponeres av minimum to personer. Alle utbetalingstransaksjoner skal være godkjent av minimum to personer i fellesskap».

Et samlet styre vedtok at vi skal forholde oss til våre gjeldene og godkjente vedtekter og fortsette med vår bankkontobehandling som vi har gjort tidligere.

b) Ny gjennomgang av vår forsikring.

Grunnet økning i roanleggets verdi pga. byggeprosessen ble det bestemt at Arne tar kontakt med vårt forsikringsselskap Gjensidige for å avtale en befaring.

c) Dugnadsfest/innvielsesfest

Solveig foreslo at vi en måneds tid innkaller til dugnadsfest for de personene som bistod under NM veka/NM Maratonpadling samt de som har bistått på dugnad i forbindelse med byggeprosessen. Klubben vil også invitere alle medlemmene til innvielsesfest av det nye klubbhuset når dette er ferdigstilt våren 2021. Solveig tok ansvaret for å bestille mat samt organisere førstkommende dugnadsfest.

d) Ny ansvarlig for treningsrommet

Tor fremsatte forslag om å utnevnte Terje Vindihåret Larsen som ansvarlig for treningsrommet. Terje er forespurt og takket ja til jobben. Han vil være underlagt hussjefen og vil ha ansvaret for bruk av rommet (føring av bruk i rologgen), vedlikehold/reparasjon av utstyr og renhold/orden (sørge for at brukerne selv gjør dette). I likhet med andre som har særfunksjoner for klubben, så belønnes Terje med gratis medlemskap og en gratis båtplass. Styret stemte enstemmig for dette forslaget.

e) Forslag om innkjøp av flatvannskajakk

Styret har mottatt forslag om innkjøp av en brukt flatvannskajakk, men til tross for økende interesse for denne padlegrenen, så mente styret at man skal avvente dette til våren, dette fordi klubben har svært begrenset plass akkurat nå samt at man vil avvente den endelige oversikten hva kostnadene rundt byggeprosessen angår.

f) Romateriell

Tor orienterte om klubbens behov for innkjøp av flere singeltrimmere, og vil levere styret forslag om at det på neste års budsjett avsettes midler til innkjøp av 3 brukte/nye singeltrimmere. Også han fikk styrets redegjørelse for foreløpig plassmangel samt endelig oversikt over kostnadene rundt byggeprosessen.

Tor Sæming Eng

Referent