Organisasjonsplan

Hensikten med organisasjonsplanen er √• spesifisere loven for Hamar Roklub 1881. Organisasjonsplanen kan kun endres p√• √•rsm√łte og endringer krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer med unntak for punkt E. Endring av punkt E krever enstemmig vedtak p√• ordin√¶r √•rsm√łte og enstemmig vedtak p√• ekstraordin√¶rt √•rsm√łte 3 m√•neder senere.

A. Valg
1. Styremedlemmene velges for 2 år ad gangen. Av styret uttrer halvparten hvert år, nemlig det ene år leder og kasserer og 6. styremedlem, det annet år nestleder, aktivitetssjef og hus-/materialforvalter.
2. Utover valget som nevnt ovenfor fordeler styret ansvar for arbeidsomr√•der nedenfor. Det skal fors√łkes √• koble flere medlemmer til arbeidsomr√•dene for √• avlaste styremedlemmene dersom det er n√łdvendig.
3. Styret står fritt å omorganisere arbeidsområder dersom det viser seg hensiktsmessig med unntak av oppgavene nevnt i punkt A1.
4. Skulle det ikke være mulig å velge 6 styremedlemmer i tillegg til leder og nesteleder, så skal det i det minste velges leder, nesteleder og kasserer.

B. Arbeidsområder
1. Lederen leder styrem√łtenes og generalforsamlingens forhandlinger. Han skal representere klubben, og ta seg av klubbens interesser, √łkonomisk som sportslig.
2. Nestelederen er lederens varamann.
3. Kassereren f√łrer klubbens regnskap og medlemsfortegnelse som inneholder bl.a. database for e-mail, mobiltelefon, b√•tplass og n√łkkel. Kassereren er videre ansvarlig for rapportering av medlemsstatistikker og innkreving av kontingent.
4. Materialforvalteren har oppsyn med klubbens eiendeler, såvel materiell som hus.
5. Aktivitetssjef lager aktivitetsplanen og har det avgj√łrende ord under all ro-/padleaktivitet og s√łrger for at sikkerheten er ivaretatt.
6. Turkoordinator er ansvarlig for gjennomf√łring av aktiviteter som medlemskvelder, Helg√łya rund og lignende opplegg
7. IT-sjef er ansvarlig for internettsiden
8. Funksjonshemmedansvarlig er ansvarlig for tilrettelegging for funksjonshemmede og er kontakt for denne persongruppen.

C. Aktivitet
1. For aktiviteter i klubbregi menes turer som er planlagt gjennom klubbens organisasjon og lagt ut på klubbens hjemmeside/terminliste.
2. Turer som er avtalt mellom ut√łvere gjennom klubbens nettverk, regnes som utenfor klubbregi dersom det ikke er lyst ut som klubbtur p√• klubbens nettside. Dette vil v√¶re en privat tur, og ansvaret ligger s√•ledes p√• deltakerne.
3. Alle andre aktiviteter ansees som privat og skjer dermed på medlemmers eget ansvar.
4. Uansett om aktivitet er i regi av klubben eller privat s√• m√• alltids regelverket for bruk av utstyr og sikkerhet f√łlges
5. Klubbens utstyr kan ikke brukes over flere dager (f.eks. til langtur rund Mj√łsa el.) med mindre at styret har gitt tillatelse til det i hvert enkelt tilfelle
6. Skader på klubbens utstyr eller eiendom skal meldes umiddelbart til styret, rutinen er beskrevet i internkontrolldokumentet.
7. Likeledes skal u√łnskede hendelser rapporteres, rutinen er beskrevet i internkontrolldokumentet.

D. Lagring av privat utstyr
1. Lagring av privat utstyr skjer på eget ansvar
2. Hvis det ikke er betalt for lagring vil eiendeler bli fjernet fra Roklubbens eiendom uten varsel. Dette skjer dog ikke uten at det har blitt sent ut purring for betaling
3. Medlemmer som leier båtplass er selv ansvarlig til å meddele adresseendring til kassereren.
4. Det er ikke lov å bruke utstyr (bl.a. årer, spruttrekk, vest el.) til andre medlemmer (med unntak for private avtaler)

E. Sammenslutning med andre lag
1. Formålet med punkt E er at klubbens eiendom aldri kan fusjoneres inn i en annen enhet men at eiendommen samtidig brukes til ro- og padleaktivitet.
2. Ved en sammenslutning holdes eiendeler utenfor sammenslutningen og klubbens eiendomsforvalting ifg. formålsparagrafen fortsetter som et eget, selvstendig enhet inntil aktivitetene starter opp igjen.
3. Klubbens navn vil da være navn på enheten, som forvalter eiendommen.
4. Formålet med eiendomsforvaltningen er å bevare eiendommen og legge til rette til bruk av eiendommen for ro- og padleaktivitet.
5. Det skal lages en leieavtale med den fusjonerende motparten som regulerer bruk av eiendommen og betaling for dekning av n√łdvendige utgifter som vedlikehold, drift, forsikringer og avgifter av eiendommen.
6. Lederen for eiendomsforvaltningen skal være medlem av styret som er ansvarlig for ro-/padleaktivitet

Om klubben