Hensikten med organisasjonsplanen er å spesifisere loven for Hamar Roklub 1881. Organisasjonsplanen kan kun endres på årsmøte og endringer krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer med unntak for punkt E. Endring av punkt E krever enstemmig vedtak på ordinær årsmøte og enstemmig vedtak på ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere.
A. Valg
- Styremedlemmene (punkt 1-6) velges for 2 år ad gangen. Av styret uttrer halvparten hvert år, nemlig det ene år leder, leder for routvalg og leder for husutvalg, det annet år nestleder, kasserer og leder for padleutvalg
- Utover valget som nevnt ovenfor fordeler styret ansvar for arbeidsområder nedenfor. Det skal forsøkes å koble flere medlemmer til arbeidsområdene for å avlaste styremedlemmene dersom det er nødvendig.
- Styret står fritt å omorganisere arbeidsområder dersom det viser seg hensiktsmessig med unntak av oppgavene nevnt i punkt A1.
- Skulle det ikke være mulig å velge 6 styremedlemmer i tillegg til leder og nesteleder, så skal det i det minste velges leder, nesteleder og kasserer.
- Det er anledning til å velge et styre med opp til 8 medlemmer
- Øvrige valg iht. §16-14
B. Arbeidsområder
- Lederen leder styremøtenes og generalforsamlingens forhandlinger. Hen skal representere klubben, og ta seg av klubbens interesser, økonomisk som sportslig.
- Nestelederen er lederens stedfortreder og skriver referat fra styremøtene og sender disse til kontrollkommite
- Kassereren fører klubbens regnskap og medlemsdatabase (NIF). Videre føres i tillegg database med medlemsinformasjon som inneholder bl.a. e-mail, mobiltelefon, båtplass og nøkkel samt familierelasjon og kontingentberegning.
Kasserer er ansvarlig for innkreving av kontingent og leieinntekter samt betaling av regninger og drift av bankkonti.
Kassereren er ansvarlig for rapportering av medlemsstatistikker til NIF og søknader som momskompensasjon og lotteritilsyn. Kassereren er ansvarlig for føring av maildatabase samt drift av rologg og nøkkelsystem og føring av tilhørende databaser.
Kasserer er ansvarlig for selve utsendelse av e-mail - Leder for padleutvalg er ansvarlig for padlegruppen og koordinerer aktiviteter, anskaffelser ol. med leder for routvalg
- Leder for routvalg er ansvarlig for rogruppen og koordinerer aktiviteter, anskaffelser ol. med leder for padleutvalg
- Leder for husutvalget har oppsyn med klubbens bygningsmasse
- IT-ansvarlig er ansvarlig for internettsiden
- Funksjonshemmedansvarlig er ansvarlig for tilrettelegging for funksjonshemmede og er kontakt for denne persongruppen.
C. Aktivitet
- For aktiviteter i klubbregi menes turer som er planlagt gjennom klubbens organisasjon og lagt ut på klubbens hjemmeside/terminliste.
- Turer som er avtalt mellom utøvere gjennom klubbens nettverk, regnes som utenfor klubbregi dersom det ikke er lyst ut som klubbtur på klubbens nettside. Dette vil være en privat tur, og ansvaret ligger således på deltakerne.
- Alle andre aktiviteter ansees som privat og skjer dermed på medlemmers eget ansvar.
- Uansett om aktivitet er i regi av klubben eller privat så må alltids regelverket for bruk av utstyr og sikkerhet følges
- Klubbens utstyr kan ikke brukes over flere dager (f.eks. til langtur rund Mjøsa el.) med mindre at styret har gitt tillatelse til det i hvert enkelt tilfelle
- Skader på klubbens utstyr eller eiendom skal meldes umiddelbart til styret, rutinen er beskrevet i internkontrolldokumentet.
- Likeledes skal uønskede hendelser rapporteres, rutinen er beskrevet i internkontrolldokumentet.
D. Lagring av privat utstyr
- Lagring av privat utstyr skjer på eget ansvar
- Hvis det ikke er betalt for lagring vil eiendeler bli fjernet fra Roklubbens eiendom uten varsel. Dette skjer dog ikke uten at det har blitt sent ut purring for betaling
- Medlemmer som leier båtplass er selv ansvarlig til å meddele adresseendring til kassereren.
- Det er ikke lov å bruke utstyr (bl.a. årer, spruttrekk, vest el.) til andre medlemmer (med unntak for private avtaler)
E. Sammenslutning med andre lag
- Formålet med punkt E er at klubbens eiendom aldri kan fusjoneres inn i en annen enhet men at eiendommen samtidig brukes til ro- og padleaktivitet.
- Ved en sammenslutning holdes eiendeler utenfor sammenslutningen og klubbens eiendomsforvalting ifg. formålsparagrafen fortsetter som et eget, selvstendig enhet inntil aktivitetene starter opp igjen.
- Klubbens navn vil da være navn på enheten, som forvalter eiendommen.
- Formålet med eiendomsforvaltningen er å bevare eiendommen og legge til rette til bruk av eiendommen for ro- og padleaktivitet.
- Det skal lages en leieavtale med den fusjonerende motparten som regulerer bruk av eiendommen og betaling for dekning av nødvendige utgifter som vedlikehold, drift, forsikringer og avgifter av eiendommen.
- Lederen for eiendomsforvaltningen skal være medlem av styret som er ansvarlig for ro-/padleaktivitet