– Med tanke pÃ¥ korona-situasjonen vet vi ennÃ¥ ikke hvordan Ã¥rsmøtet kan gjennomføres, skriver styret i Hamar Ro og kajakklubb i sitt referat fra møtet 20. januar .Styret skriver at i utgangspunktet legges det opp til et vanlig Ã¥rsmøte i klubbhuset, men dersom det blir koronarestriksjoner med tanke pÃ¥ antall og avstand, vil styret planlegge for et Ã¥rsmøte alla i fjor som foregikk skriftlig. Det er ventet at dette blir avklart innen kort tid. Men dato for Ã¥rsmøte er lagt til 9. mars kl. 18.30.

Klikk deg videre og les hele styremøtereferatet.

Styremøte nr.10 /2022

Styremøte på Damehuset, Tjuvholmen torsdag 20.01.22 kl. 1800-20.00

Til stede fra Styret: Arne Hansen, Wolfgang Scherzer, Solveig Hauge, Marit Lier, Per Myrvang.

Ikke til stede/meldt forfall: Per Olav Lund.

Agenda:

1. Organisering

Arne, Marit og Per har jobbet med forslag til ny organisasjonsmodell. Arne presenterte nærmere i møtet. Per Olav er også kjent med forslaget. Dette er en styre – og utvalgsmodell der målet er å kunne binde sammen kjerneaktivitetene på en bedre måte enn i dag. Modellen går i korte trekk ut på et styre bestående av leder, nestleder og kasserer, i tillegg leder for routvalg, padleutvalg og husutvalg. Det er utarbeidet definerte arbeidsoppgaver til hver enkelt funksjon. Det er videre lagt opp til at utvalgene kan organiseres i ulike underutvalg, men at dette er roller som avklares i de enkelte utvalg basert på deltakeres kompetanse og interesser. Det legges opp til et system der styremedlemmer godtgjøres for styrearbeid med fritak for medlemskontingent og plassleie for en båt (som er ordning gjeldende p.t.), og at utvalgsmedlemmer kan få fritak for medlemskontingent. Dette avklares av styret etter nærmere oppmelding av behov fra utvalgslederne.

Vedtak:
Styret støtter forslaget til ny organisasjonsmodell. Arne tar nærmere kontakt med leder for valgkomiteen.

2. Årsmøte

Med tanke på korona-situasjonen vet vi ennå ikke hvordan årsmøtet kan gjennomføres. I utgangspunktet legges det opp til et vanlig årsmøte i klubbhuset, men dersom det blir restriksjoner m.t.p. antall og avstand, vil styret planlegge for et årsmøte alla i fjor som foregikk skriftlig. Det er ventet at dette blir avklart innen kort tid.

Vedtak:
Årsmøtet legges til onsdag 9. mars. Innkalling sendes senest 4 uker før, d.v.s. 9. februar. Innkommende forslag skal leveres senest 23. februar og styret vil behandle disse i styremøte den 24. februar, kl. 18.30.

3. Eventuelt

3.1. Forslag fra Ro-utvalget

Nåværende leder for routvalget, Tor S. Eng, hadde i forkant av styremøtet sendt Arne og Per mail fra utvalget. Arne gjennomgikk raskt i møtet. I korte trekk gikk henvendelsen ut på å informere om at utvalget innstiller på at Tom Johansen kan tiltre rollen som leder for et routvalg om ny organisasjonsmodell blir vedtatt. Det ble også gitt en nærmere beskrivelse av routvalgets gjøremål og etablering av ulike underutvalg. Det er fremmet ønske om at både ledere for underutvalg og utvalgsmedlemmene gis en godtgjøring i form av gratis medlemskap, og at det for kommende sesong settes av midler på driftsbudsjettet til dette. Det ble også foreslått å endre hjemmesiden, slik at roing får sin egen fane. Siste punkt som ble tatt opp var at routvalget ønsket at dagens ordning med klubbkafe på tirsdager videreføres.

Vedtak:
Styret tar foreløpig saken til orientering. Innspillet om godtgjøring behandles i nytt styre etter årsmøtet. Styret støtter at ny web-ansvarlig justerer hjemmesiden slik at roing får sin egen fane. Styret gir også sin tilslutning til at tirsdager holdes av til klubbkafe. Dette har blitt et miljøskapende tiltak i klubben.

3.2. Avklaring av verv kommende sesong.

Arne har tatt en ringerunde til personer i klubben som siste sesong har utført verv på vegne av klubben, og også spurt nye med tanke på at noen har trukket seg. Dette gjelder:

Tove: Tar ansvar for klubbhuset (utleie).
Terje: Tar ansvar for trimrom.
Per William: Tar ansvar for hjemmesiden og facebook, men ønsker innspill på innhold.
Steinar: Tar ansvar for kajakkreparasjoner.

Stein Hval ønsker ikke lengre å ha ansvar for kajakk-hotell. Dersom det blir etablert nytt husutvalg, er det naturlig å tenke at en person vil få ansvar tildelt herfra.

Arne vil kontakte Tor Anders Backe i.f.t. å fortsette å lede kompis-padling. Her ser styret for seg at flere kan få et slikt ansvar, og med ulike type turer.

Vedtak:
Styret tar saken til etterretning.

3.3. Valg.

Dersom ny organisasjonsmodell blir godkjent blir det viktig å se på når / hvilket år den enkelte stilling i styret er på valg.

Vedtak:
Wolfgang ser på ny valgordning og fremmer forslag til hvordan de ulike styrevervene rullerer med tanke på når de er på valg.

 

3.4. Statsforvalter og oppfølging brygger og båter.

Det har kommet innspill fra Statsforvalteren om Åkersvika naturreservat om brygger, båter og annet som ligger i Veslemjøsa, samt brygga som Jollegruppa i Hamar seilforening benytter (opprinnelig bygget av Hamar roklubb.) Arne har innhentet informasjon om bryggenes historikk, og vil sende et brev til Statsforvalteren for å svare opp deres henvendelser om dette, båter m.m.

Vedtak:
Styret tar saken til foreløpig orientering.

3.5. Utløp Veslemjøsa / Mjøsa.

Tor S. Eng har på vegne av styret innhentet pris fra Kommuneentreprenøren i Hamar på hva det vil koste å grave ut for et større utløp mellom Veslemjøsa og Mjøsa. Det er gitt dispensasjon til dette tiltaket ut 2023 fra Statsforvalteren. Det er mye masse det er snakk om å fjerne, og det vil medføre en stor utgift for klubben om den skal bære disse kostnadene. Tor har kontakt med kommune om saken i forhold til utgiftsdekning. Styret diskuterte også muligheten for å innhente andre tilbud på arbeidet.

Vedtak:
Styret tar saken til foreløpig orientering og avventer nærmere beslutninger etter avklaringer om Hamar kommune vil bidra til å dekke disse utgiftene.

3.6. Romaskiner i garderobene.

Det ble stilt spørsmål om romaskiner i garderobene når det var stengt for annen bruk, og det ble fremmet et ønske om å få satt disse tilbake i treningsrommet. Arne sa det var han som hadde gitt tillatelse til at romaskinene kunne benyttes i garderobene, da det p.g.a. gjeldende avstandsregler ikke lot seg gjennomføre å holde bl.a. romaskin-kurs og trening. Det ble vist til diskusjon på facebook-sidene og at det er viktig å informere om slike ordninger i forkant, så en unngår unødvendig diskusjon.

Vedtak:
Styret tar saken til orientering.

Per Myrvang
Referent