Årsmøte holdes onsdag 11. mars kl. 18:00

Styret har bestemt at årsmøtet i Hamar Roklub 1881 skal holdes onsdag 11. mars kl. 18.00.

Årsmøte holdes i Damehuset/klubbhuset på Tjuvholmen. Sakspapirer kommer senere og vil blant annet bli lagt ut i gangen i båthuset (ved roprotokollen).

Nye vedtekter/lover som skal behandles på årsmøtet. Les dette nedenfor!

Norges Idrettsforbund har laget en ny lovnorm som alle klubber må følge. Dermed er også Hamar Roklub nødt til å endre de nåværende vedtekter (må vedtas på årsmøte). Dato for årsmøtet er ikke bestemt, men styret kommer tilbake med en dato senere.

Nedenfor under bildet på de neste sidene kan du se vedtektene (lovene) som må vedtas på årsmøtet.

 

___________________________________________________________________________________________________

L o v e r
for
H A M A R R O K L U B 1881
Stiftet 1881
Lov for Hamar Roklub 1881, stiftet 1881
Vedtatt 1921 med senere endringer senest av 1.1.20.
Godkjent av Idrettsstyret den 29.04.13
§ 1 Formål
Klubbens formål er å vekke interesse for å utvikle dyktighet i padling og roing som
en sund og herdende idrett samt forvaltning av klubbens eiendommer.
Formålet skal oppnåes ved å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og
olympiske og paralympiske komité (NIF).
Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig
aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og
ærlighet.
§ 2 Organisasjon
Idrettslaget er medlem av Norges Roforbund og Norges Padleforbund.
Idrettslaget er medlem av NIF gjennom Hedmark idrettskrets og er tilsluttet
Hamar idrettsråd.
Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer.
Idrettslaget skal overholde overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak.
NIFs regelverk gjelder for idrettslaget uavhengig av hva som måtte stå i
idrettslagets egen lov.
§ 3 Medlemmer
For at en person skal opptas i idrettslaget må vedkommende:
a) være svømmedykig
b) akseptere å overholde idrettslagets og overordnede organisasjonsledds
regelverk og vedtak
c) Ha gjort opp eventuelle økonomiske forpliktelser til idrettslaget og andre
organisasjonsledd i NIF
Styret i idrettslaget kan i særlige tilfeller nekte en person medlemskap. Før vedtak
treffes, skal personen gjøres kjent med bakgrunnen for saken og gis en frist på to
uker til å uttale seg. Vedtaket skal være skriftlig og begrunnet samt informere om
klageadgang. Vedtaket kan påklages til idrettskretsen innen tre uker etter at det
er mottatt. Klagen skal sendes til idrettslagets styre, som eventuelt kan omgjøre
vedtaket. Dersom vedtaket opprettholdes, sendes klagen til idrettskretsen innen to
Side 1 av 14
uker.
Medlemskontingent:
a) Medlemskap i idrettslaget er først gyldig fra den dag kontingent er betalt.
b) Medlemskontingentsatsene fastsettes av årsmøtet og betales forskuddsvis.
c) Andre avgifter/egenandeler kan kreves for deltakelse i lagets
aktivitetstilbud.
Medlemmet plikter å overholde idrettslaget og overordnede organisasjonsledds
regelverk og vedtak.
Utmelding skal skje skriftlig og får virkning når den er mottatt.
Idrettslaget kan frata medlemskap fra medlem som etter purring ikke betaler
fastsatt medlemskontingent. Medlem som skylder kontingent for to år, taper
automatisk sitt medlemskap i idrettslaget og skal strykes fra lagets medlemsliste.
Styret i idrettslaget kan i særlige tilfeller frata et medlem medlemskapet for en
periode på inntil ett år. Før vedtak treffes, skal vedkommende gjøres kjent med
bakgrunnen for saken og gis en frist på to uker til å uttale seg. Vedtaket skal være
skriftlig og begrunnet samt informere om klageadgang.
Ved fratakelse av medlemskap kan den saken gjelder kreve at vedtaket behandles
av ordinært/ekstraordinært årsmøte, og har rett til å være til stede ved årsmøtets
behandling av saken. Kravet må fremsettes innen én uke etter at vedtaket er
mottatt, og årsmøtet må deretter avholdes innen én måned.
Ved fratakelse av medlemskap kan idrettslagets vedtak påklages til idrettskretsen
innen tre uker etter at vedtaket er mottatt. Klagen skal sendes til idrettslagets
styre, som eventuelt kan omgjøre vedtaket dersom det er fattet av styret selv.
Dersom vedtaket opprettholdes, sendes klagen til idrettskretsen innen to uker.
Idrettslagets vedtak trer ikke i kraft før klagefristen er utløpt, eventuelt når
klagesaken er avgjort.
Idrettslaget skal føre elektroniske medlemslister i idrettens nasjonale
medlemsregister i tråd med forskrift gitt av Idrettsstyret samt at det føres
elektronisk liste over de poster det nasjonale medlemsregister ikke dekker.
§ 4 Kjønnsfordeling
Idrettslaget skal arbeide for lik kjønnsfordeling ved valg/oppnevning til styrer,
komiteer mv. og representasjon til årsmøte/ting. Ved valg/oppnevning av styre,
råd, utvalg/komité mv. og ved representasjon til årsmøte/ting i overordnet
organisasjonsledd, skal begge kjønn være representert. Sammensetningen skal
være forholdsmessig i forhold til kjønnsfordelingen i medlemsmassen, dog slik at
ved valg/oppnevning av mer enn tre personer, skal det velges/oppnevnes minst to
personer fra hvert kjønn. Bestemmelsen gjelder også der det velges mer enn ett
varamedlem. Ansattes representant teller ikke med ved beregningen av
kjønnsfordelingen.
Side 2 av 14
Idrettsstyret kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon fra denne
bestemmelsen for et valg/oppnevning.
§ 5 Generelle regler om stemmerett, valgbarhet, forslagsrett mv.
For å ha stemmerett, være valgbar til årsmøte-/tingvalgte organer og kunne
velges/oppnevnes som representant til årsmøte/ting i overordnet
organisasjonsledd, må man ha fylt 15 år i løpet av kalenderåret, vært medlem av
idrettslaget i minst én måned og ha gjort opp sine økonomiske forpliktelser til
idrettslaget.
Et medlem kan ikke samtidig inneha mer enn et av følgende verv i idrettslaget:
medlem av styret, valgkomité, kontrollutvalg, lovutvalg, revisor, utvalg som
ilegger sanksjoner.
Et medlem kan ikke ha styreverv i flere idrettslag som deltar i samme
konkurranse. Tilsvarende gjelder andre tillitsverv som gir påvirkningsmulighet over
den aktuelle konkurranseaktiveten, eller tilgang på informasjon som kan benyttes
til ett av idrettslagenes fordel.
Forslagsrett:
a) Et medlem har forslagsrett til og på årsmøtet i idrettslaget.
b) Styret i idrettslaget har forslagsrett til og på årsmøtet i idrettslaget.
c) Møteberettiget komité/utvalg har forslagsrett til årsmøtet i saker som ligger
innenfor sittarbeidsområde, og dets representant(er) har forslagsrett på
årsmøtet innenfor komiteens/utvalgets arbeidsområde.
Møte- og talerett:
a) Representant fra overordnet organisasjonsledd har møte- og talerett på
årsmøtet i idrettslaget.
b) Revisor har møte- og talerett på årsmøtet i saker som ligger innenfor sitt
arbeidsområde.
§ 6 Valgbarhet, stemme- og representasjonsrett for arbeidstaker
Med arbeidstaker etter denne bestemmelsen menes person som:
a) utfører lønnet arbeid for idrettslaget tilsvarende en stillingsbrøk på mer enn
20 %, eller
b) mottar mer enn 1 G i lønn/andre ytelser fra idrettslaget i løpet av et
kalenderår.
En arbeidstaker i idrettslaget har ikke stemmerett på idrettslagets årsmøte, og er
ikke valgbar til styre, råd, utvalg/komité mv. i idrettslaget eller overordnede
organisasjonsledd. Tillitsvalgt som får relevant ansettelse, plikter å fratre
tillitsvervet ved tiltredelse av stillingen, og kan ikke gjeninntre før
ansettelsesforholdet er opphørt.
Side 3 av 14
En arbeidstaker i idrettslaget kan ikke velges eller oppnevnes som representant til
årsmøte/ting eller ledermøte i overordnede organisasjonsledd. Det kan heller ikke
velges eller oppnevnes representant som er arbeidstaker i det organisasjonsledd
representasjonen skjer.
Bestemmelsen er ikke til hinder for at idrettslaget gir de ansatte rett til å utpeke
ansattrepresentant(er) til idrettslagets styre.
En person som er valgt eller oppnevnt i strid med bestemmelsen anses ikke som
valgt eller oppnevnt.
Idrettsstyret kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon fra
bestemmelsen for et valg/oppnevning.
§ 7 Valgbarhet og representasjonsrett for andre personer med
tilknytning til idrettslaget
Et medlem som har en økonomisk særinteresse i driften av idrettslaget som
overstiger 1 G i løpet av kalenderåret, er ikke valgbar til styre, råd, utvalg/komité
mv. i idrettslaget eller overordnet organisasjonsledd. Det samme gjelder
styremedlem, ansatt eller aksjonær med vesentlig innflytelse, i en juridisk person
som har slik økonomisk særinteresse som nevnt i første setning. Begrensningen
gjelder ikke for styremedlem oppnevnt av idrettslaget. Tillitsvalgt som får slik
økonomisk særinteresse, styreverv, ansettelse eller eierandel, plikter å fratre
tillitsvervet, og kan ikke gjeninntre før ansettelsesforholdet mv. er opphørt.
Person som i henhold til første ledd ikke er valgbar, kan heller ikke velges eller
oppnevnes som representant til årsmøte/ting eller ledermøte i overordnede
organisasjonsledd. Det kan heller ikke velges eller oppnevnes representant med
tilsvarende tilknytning til det organisasjonsledd representasjonen skjer.
En person som er valgt eller oppnevnt i strid med bestemmelsen anses som ikke
valgt eller oppnevnt.
Idrettsstyret kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon fra
bestemmelsen for et valg/oppnevning.
§ 8 Inhabilitet
Tillitsvalgte, oppnevnte representanter og ansatte er inhabil til å tilrettelegge
grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse:
a) når vedkommende selv er part i saken
b) når vedkommende er i slekt eller svogerskap med en part i oppstigende eller
nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken
c) når vedkommende er gift med eller er forlovet eller samboer med en part
d) når vedkommende leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret
i et organisasjonsledd eller annen juridisk person som er part i saken.
Side 4 av 14
Likeså er vedkommende inhabil når andre særegne forhold foreligger som er egnet
til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet; blant annet skal det legges vekt
på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for
vedkommende selv eller noen som vedkommende har nær personlig tilknytning til.
Det skal også legges vekt på om inhabilitetsinnsigelse er reist av en part.
Er en overordnet inhabil, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av direkte
underordnet i idrettslaget.
Inhabilitetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at den tillitsvalgte,
oppnevnte representanten eller ansattes tilknytning til saken eller partene ikke vil
kunne påvirke vedkommendes standpunkt og idrettslige interesser ikke tilsier at
vedkommende viker sete.
Med part menes i denne bestemmelsen person, herunder juridisk person, som en
avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder.
I styrer, komiteer og utvalg treffes avgjørelsen av organet selv, uten at
vedkommende medlem deltar. Dersom det i en og samme sak oppstår spørsmål
om inhabilitet for flere medlemmer, kan ingen av dem delta ved avgjørelsen av sin
egen eller et annet medlems habilitet, med mindre organet ellers ikke ville være
vedtaksført i spørsmålet. I sistnevnte tilfelle skal alle møtende medlemmer delta.
Medlemmet skal i god tid si fra om forhold som gjør eller kan gjøre vedkommende
inhabil. Før spørsmålet avgjøres, bør varamedlem eller annen stedfortreder
innkalles til å møte og delta ved avgjørelsen dersom det kan gjøres uten vesentlig
tidsspille eller kostnad.
I øvrige tilfeller avgjør vedkommende selv om vedkommende er inhabil. Dersom
en part krever det og det kan gjøres uten vesentlig tidsspille, eller vedkommende
ellers finner grunn til det, skal vedkommende selv forelegge spørsmålet for sin
nærmeste overordnede til avgjørelse.
Bestemmelsen gjelder ikke på årsmøtet i idrettslaget.
§ 9 Vedtaksførhet, flertallskrav og protokol
Styrer, komiteer og utvalg i idrettslaget er vedtaksføre når et flertall av
medlemmene er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved
stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende.
Vedtak kan fattes ved skriftlig behandling eller ved fjernmøte, dersom et flertall av
medlemmene gir sin tilslutning til dette. Ved skriftlig behandling sendes kopier av
sakens dokumenter samtidig til alle medlemmer med forslag til vedtak. Ved
fjernmøte skal alle møtedeltakerne kunne kommunisere med hverandre.
Det skal føres protokoll fra styremøter. Protokollene skal være tilgjengelige for
idrettslagets medlemmer, med mindre styret bestemmer noe annet i den enkelte
sak.
Side 5 av 14
§ 10 Tillitsvalgtes refusjon av utgifter. Godtgjørelse
Tillitsvalgt kan motta refusjon for nødvendige, faktiske utgifter som påføres
vedkommende i forbindelse med utførelsen av vervet.
Tillitsvalgt kan motta en rimelig godtgjørelse for sitt arbeid ved tapt
arbeidsfortjeneste.
Godtgjørelse til styret og daglig leder skal klart fremgå av vedtatt budsjett og
regnskap.
§ 11 Regnskaps- og revisjonsplikt mv.
Idrettslaget er regnskaps- og revisjonspliktig, og skal utarbeide et årsregnskap
som vedtas av årsmøtet. Årsregnskapet skal undertegnes av samtlige
styremedlemmer. Dersom idrettslaget har daglig leder, skal også daglig leder
undertegne.
Idrettslaget skal følge alminnelig lovgivning for regnskap og revisjon der dette
gjelder. Idrettslag med en årlig omsetning på fem millioner kroner eller mer, skal
engasjere revisor og følge alminnelig lovgivning for regnskap og revisjon selv om
de ikke er forpliktet til dette etter alminnelig lovgivning. For idrettslag som ikke
har regnskapsplikt etter alminnelig lovgivning, gjelder uansett følgende:
a) Regnskapet skal vise en oppstilling over inntekter og kostnader i
regnskapsåret og skal omfatte hele idrettslagets aktivitet. Dersom
idrettslaget er inndelt i flere grupper/avdelinger, skal de enkelte
grupper/avdelingers aktiviteter også vises i regnskapet.
b) Alle transaksjoner skal dokumenteres på en måte som viser deres
berettigelse.
c) Regnskapet skal bokføres og spesifiseres så ofte som opplysningenes
karakter og idrettslagets art og omfang tilsier.
d) Regnskapet med alle bilag, bokførte opplysninger og underdokumentasjon
skal oppbevares på en trygg måte i minimum fem år etter regnskapsårets
slutt.
e) Bankkonti skal være knyttet til idrettslaget, og skal disponeres av minimum
to personer. Alle utbetalingstransaksjoner skal være godkjent av minimum
to personer i fellesskap.
Idrettslaget skal ha underslagsforsikring.
§ 12 Budsjett
På årsmøtet skal det vedtas et budsjett som inneholder alle hovedposter i
resultatregnskapet. Eventuelle midler avsatt til kontrollutvalgets arbeid skal
spesifiseres særskilt.
Side 6 av 14
Budsjettet skal være realistisk, og resultatet skal ikke vise underskudd med
mindre det dekkes av positiv egenkapital.
Det vedtatte budsjettet bør fremkomme i egen kolonne når årsregnskapet
fremlegges
§ 13 Utlån og garanti
Idrettslaget kan ikke gi lån eller stille garantier
§ 14 Årsmøtet
Årsmøtet er idrettslagets høyeste myndighet, og avholdes hvert år innen utgangen
av mars måned.
Årsmøtet innkalles av styret med minst én måneds varsel direkte til medlemmene
eventuelt på annen forsvarlig måte, herunder ved kunngjøring i pressen, eventuelt
på idrettslagets internettside. Innkallingen kan henvise til at saksdokumentene
gjøres tilgjengelig på idrettslagets internettside eller på annen forsvarlig måte. I så
fall skal det fremgå at dokumentene vil bli gjort tilgjengelige senest én uke før
årsmøtet. Forslag som skal behandles på årsmøtet, må være sendt til styret senest
to uker før årsmøtet. Fullstendig sakliste og andre nødvendige saksdokumenter
med forslag til årsmøtet må være gjort tilgjengelig senest én uke før årsmøtet.
Ved innkalling i strid med bestemmelsen, avgjør årsmøtet hhv. under godkjenning
av innkalling og godkjenning av saklisten, om årsmøtet er lovlig innkalt og om det
er saker som ikke kan behandles.
Alle idrettslagets medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan beslutte at
andre personer og/eller media kan være til stede, eventuelt at årsmøtet kun er
åpent for medlemmer og andre med møterett.
Årsmøtet er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigede
medlemmer som minst tilsvarer antall styremedlemmer som skal velges av
årsmøtet. Dersom årsmøtet ikke er vedtaksført, kan det innkalles til årsmøte på
nytt uten krav til minimumsdeltakelse.
På årsmøtet kan ikke behandles forslag om endring i lov eller bestemmelser som
ikke er oppført på den saklisten som er gjort tilgjengelig eller sendt ut. Andre
saker kan behandles når 2/3 av de fremmøtte stemmeberettigede vedtar det ved
godkjenning av saklisten.
§ 15 Ledelse av årsmøtet
Årsmøtet ledes av valgt(e) dirigent(er). Verken dirigent eller protokollfører
behøver å være medlem
Side 7 av 14
§ 16 Årsmøtets oppgaver
Årsmøtet skal:
1. Godkjenne de stemmeberettigede.
2. Velge dirigent(er).
3. Velge protokollfører(e)
4. Velge to medlemmer til å underskrive protokollen.
5. Godkjenne innkallingen
6. Godkjenne sakslisten
7. Godkjenne forretningsorden
8. Behandle idrettslagets årsberetning
9. Behandle idrettslagets regnskap, styrets økonomiske beretning,
kontrollutvalgets beretning og revisors beretning.
10. Behandle forslag og saker
11. Fastsette medlemskontingent på minst kr 50, og treningsavgift, eller gi
fullmakt til å fastsette treningsavgifter.
12. Vedta idrettslagets budsjett.
13. Behandle idrettslagets organisasjonsplan
14. Foreta følgende valg:
a) Leder, kasserer og evt. materialforvalter velges for 2 år det ene året.
b) Nesteleder, aktivitetssjef og husforvalter velges for 2 år det andre året.
c) Hvis det ikke er mulig å velge 6 styremedlemmer, så skal det i det
minste velges et styre bestående av leder, nesteleder og kasserer.
d) Kontrollutvalg med 2 medlemmer og 1 varamedlem. Dersom det ikke er
mulig å velge kontrollutvalget pga manglende kandidater til vervene, så
ansees kontrollutvalget som unødvendig og §21 kommer heller ikke til
anvendelse.
e) Representanter til ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har
representasjonsrett eller gi styret fullmakt til å oppnevne
representantene.
f) Valgkomité med leder, to medlemmer og ett varamedlem.
g) Eventuelt øvrige valg i henhold til idrettslagets organisasjonsplan.
Ledere og nestledere velges enkeltvis. Øvrige medlemmer velges samlet.
Deretter velges varamedlemmene samlet. Der det velges flere
varamedlemmer skal det velges 1. varamedlem, 2. varamedlem osv.
15. Velge medlem(er) som skal revidere idrettslagets regnskap.
§ 17 Stemmegivning på årsmøtet
Med mindre annet er bestemt i denne lov, skal et vedtak, for å være gyldig, være
truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmer. Ingen representant har mer
enn én stemme, og ingen kan stemme på vegne av andre. Blanke stemmer skal
anses som ikke avgitt.
Side 8 av 14
Valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag eller det fremmes krav
om det. Blanke stemmer, eller stemmer på kandidater som ikke er foreslåtte, eller
som inneholder flere kandidater enn det antall som skal velges, teller ikke, og
stemmene anses som ikke avgitt.
Når det ved valg skal velges flere ved en avstemning, må alle, for å anses valgt,
ha mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Dette gjelder ikke ved valg av
varamedlem. Hvis ikke tilstrekkelig mange kandidater har oppnådd dette i første
omgang, anses de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene. Det
foretas så omvalg mellom de øvrige kandidater og etter denne avstemning anses
de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres
valget ved loddtrekning.
§ 18 Ekstraordinært årsmøte
Ekstraordinært årsmøte i idrettslaget innkalles av idrettslagets styre med minst 2
ukers frist etter:
a) vedtak av idrettslagets styre eller årsmøte,
b) vedtak av styre eller årsmøte/ting i overordnet organisasjonsledd, eller
c) skriftlig krav fra 1/4 eller 50 av idrettslagets stemmeberettigede
medlemmer.
Saklisten og andre nødvendige dokumenter skal vedlegges innkallingen eller være
gjort tilgjengelig på forsvarlig måte og dette skal fremgå av innkallingen.
Ekstraordinært årsmøte er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigede medlemmer som minst tilsvarer antall medlemmer av styret iht. denne lov.
Dersom det ekstraordinære årsmøtet ikke er vedtaksført, kan det innkalles til
årsmøte på nytt uten krav til minimumsdeltakelse.
Ekstraordinært årsmøte i idrettslaget skal bare behandle de saker som er angitt i
vedtaket eller i kravet/kravene om innkalling av det ekstraordinære årsmøtet.
Ved innkalling i strid med bestemmelsen, avgjør det ekstraordinære årsmøtet hhv.
under godkjenning av innkalling og godkjenning av saklisten, om det ekstraordinære årsmøtet er lovlig innkalt og om det er saker som ikke kan behandles.
§ 19 Disposisjoner av vesentlig betydning, ekstraordinær karakter eller
betydelig omfang
Disposisjoner av vesentlig betydning, ekstraordinær karakter eller betydelig
omfang i forhold til idrettslagets størrelse eller virksomhet, kan kun vedtas av
årsmøtet.
Side 9 av 14
§ 20 Idrettslagets styre
Idrettslaget ledes og forpliktes av styret som representerer idrettslaget utad.
Styret er idrettslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene.
Styret skal blant annet:
a) Iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og
vedtak.
b) Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i
samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøtet eller i overordnede
organisasjonsledd, og sørge for at idrettslaget har en tilfredsstillende
organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen samt en forsvarlig
økonomistyring.
c) Oppnevne komiteer/utvalg, og utarbeide mandat/instruks for disse.
d) Oppnevne en ansvarlig for politiattestordningen og en ansvarlig for
barneidretten.
e) Oppnevne representanter til årsmøter/ting i overordnede organisasjonsledd
dersom årsmøtet ikke har valgt representanter.
f) Rapportere organisasjonsdata i samsvar med krav fastsatt av Idrettsstyret.
Styret skal avholde møter når lederen bestemmer det eller minst to av styrets
medlemmer forlanger det.
§ 21 Kontrollutvalg
Kontrollutvalget har følgende oppgaver:
a) Påse at idrettslagets virksomhet drives i samsvar med idrettslagets og
overordnet organisasjonsledds regelverk og vedtak.
b) Ha et særlig fokus på at idrettslaget har forsvarlig forvaltning og økonomistyring, at dets midler benyttes i samsvar med lover, vedtak, bevilgninger
og økonomiske rammer.
c) Forelegges alle forslag til vedtak som skal behandles på årsmøtet, og avgi
en uttalelse til de saker som ligger innenfor sitt arbeidsområde.
d) Føre protokoll over sine møter, avgi en beretning til årsmøtet, og foreta
regnskapsrevisjon, med mindre idrettslaget har engasjert revisor. I så fall
skal utvalget minst ha et årlig møte med revisor, og kan ved behov
engasjere revisor for å utføre de revisjonsoppgaver utvalget finner
nødvendig.
Kontrollutvalget skal ha tilgang til alle opplysninger, redegjørelser og dokumenter
som utvalget anser nødvendig for å utføre sine oppgaver.
§ 22 Valgkomité
Valgkomiteen velges på årsmøtet på fritt grunnlag, etter innstilling fra styret, og
skal legge frem innstilling på kandidater til alle øvrige tillitsverv som skal velges på
årsmøtet. Medlem av valgkomité som selv blir kandidat til verv, plikter å tre ut av
Side 10 av 14
valgkomiteen med mindre vedkommende skriftlig meddeler valgkomiteen og forslagsstiller at vedkommende ikke er aktuell for vervet.
§ 23 Grupper
Idrettslagets årsmøte kan beslutte å opprette og nedlegge grupper, og hvordan
disse skal organiseres og ledes. Dette vedtas i forbindelse med årlig behandling av
idrettslagets organisasjonsplan, jf. § 16 pkt. 13.
Dersom idrettslagets årsmøte ved behandlingen av organisasjonsplanen har
vedtatt å opprette grupper med gruppestyrer, gjelder følgende:
a) Hver gruppe skal ha et gruppestyre på minst tre medlemmer. Gruppestyret
velges på årsmøtet. Gruppen foreslår kandidater til gruppestyret til
valgkomiteen. Eventuelt kan årsmøtet gi hovedstyret fullmakt til å oppnevne
gruppestyrer etter forslag på kandidater fra gruppen.
b) Gruppen avholder et årlig møte før årsmøtet i idrettslaget. Hovedstyret
fastsetter en siste frist for avholdelse av det årlige møtet. Møtet innkalles av
gruppestyret med minst én ukes frist. Det årlige møtet skal behandle
gruppens regnskap, og kan fremme innspill til hovedstyret om blant annet
idrettslagets regnskap, årsberetning, treningsavgift, budsjett og årsplan.
c) Gruppestyret konstituerer seg selv, med mindre annet er besluttet av
årsmøtet.
d) Gruppestyret fastsetter eventuell årlig treningsavgift innenfor rammen av
fullmakt gitt av årsmøtet.
Gruppestyret eller representanter for grupper kan ikke inngå avtaler eller på annen
måte forplikte idrettslaget uten fullmakt fra hovedstyret.
§ 24 Lovendring
Styret skal oppdatere loven i samsvar med eventuelle endringer i NIFs lov/lovnorm, og gjøre endringene kjent for idrettslagets medlemmer så snart de er
vedtatt av styret.
Øvrige lovendringer kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte i
idrettslaget etter å ha vært oppført på saklisten, og krever 2/3 flertall av de
avgitte stemmer. Endringene trer i kraft straks, med mindre årsmøtet vedtar noe
annet. Dersom årsmøtet vedtar lovendringer, sendes protokollen til idrettskretsen.
Ved eventuell motstrid mellom idrettslagets regelverk og NIFs regelverk, går NIFs
regelverk foran. Idrettskretsen kan, som overordnet organisasjonsledd, pålegge
nødvendig endring for å unngå motstrid med NIFs regelverk.
Endringer i §§ 24 og 25 kan ikke vedtas av idrettslaget selv med mindre
endringene følger av NIFs regelverk eller lovnorm.
Side 11 av 14
§ 25 Oppløsning, sammenslutning, utmelding og annet opphør
Forslag om oppløsning eller sammenslutning med andre lag må vedtas med 2/3
flertall på to påfølgende årsmøter, der det etterfølgende årsmøte må avholdes
minimum tre måneder og maksimum 6 måneder senere..
Idrettslaget skal skriftlig varsle idrettskrets og særforbund senest 14 dager før
idrettslagets årsmøte behandler forslag om oppløsning.
Sammenslutning med andre idrettslag anses ikke som oppløsning av idrettslaget.
Vedtak om utmelding fra særforbund og/eller NIF treffes i samsvar med bestemmelsene om lovendring, jf. § 24.
Ved utmelding tilfaller idrettslagets eiendeler NIF eller formål godkjent av
Idrettsstyret hvis det er ytet offentlig støtte/spillemidler til disse eiendeler. Ved
oppløsning eller annet opphør av idrettslaget tilfaller lagets overskytende midler
etter avvikling et formål godkjent av idrettskretsen. Underretning om at
idrettslaget skal oppløses, skal sendes til idrettskretsen 14 dager før idrettslaget
holder sitt ordinære årsmøte for behandling av saken.
Side 12 av 14
Organisasjonsplan
Hensikten med organisasjonsplanen er å spesifisere loven for Hamar Roklub 1881.
Organisasjonsplanen kan kun endres på årsmøte og endringer krever 2/3 flertall
av de avgitte stemmer med unntak for punkt E. Endring av punkt E krever
enstemmig vedtak på ordinær årsmøte og enstemmig vedtak på ekstraordinært
årsmøte 3 måneder senere.
A. Valg
1. Styremedlemmene velges for 2 år ad gangen. Av styret uttrer halvparten
hvert år, nemlig det ene år leder og kasserer og materialforvalter, det
annet år nestleder, aktivitetssjef og husforvalter.
2. Utover valget som nevnt ovenfor fordeler styret ansvar for arbeidsområder
nedenfor. Det skal forsøkes å koble flere medlemmer til arbeidsområdene
for å avlaste styremedlemmene dersom det er nødvendig.
3. Styret står fritt å omorganisere arbeidsområder dersom det viser seg
hensiktsmessig med unntak av oppgavene nevnt i punkt A1.
4. Skulle det ikke være mulig å velge 6 styremedlemmer i tillegg til leder og
nesteleder, så skal det i det minste velges leder, nesteleder og kasserer.
5. Det er anledning til å velge et styre med opp til 8 medlemmer
6. Øvrige valg iht. §12-10
B. Arbeidsområder
1. Lederen leder styremøtenes og generalforsamlingens forhandlinger. Han
skal representere klubben, og ta seg av klubbens interesser, økonomisk
som sportslig.
2. Nestelederen er lederens varamann.
3. Kassereren fører klubbens regnskap og medlemsfortegnelse som
inneholder bl.a. database for e-mail, mobiltelefon, båtplass og nøkkel.
Kassereren er videre ansvarlig for rapportering av medlemsstatistikker og
innkreving av kontingent.
Kassereren er ansvarlig for rologg og nøkkelsystem
4. Materialforvalteren har oppsyn med klubbens båtpark
5. Husforvalter har oppsyn med klubbens bygningsmasse
6. Aktivitetssjef lager aktivitetsplanen og har det avgjørende ord under all
ro-/padleaktivitet og sørger for at sikkerheten er ivaretatt.
7. Turkoordinator er ansvarlig for gjennomføring av aktiviteter som
medlemskvelder, Helgøya rund og lignende opplegg
8. IT-sjef er ansvarlig for internettsiden
9. Funksjonshemmedansvarlig er ansvarlig for tilrettelegging for
funksjonshemmede og er kontakt for denne persongruppen.
Side 13 av 14
C. Aktivitet
1. For aktiviteter i klubbregi menes turer som er planlagt gjennom klubbens
organisasjon og lagt ut på klubbens hjemmeside/terminliste.
2. Turer som er avtalt mellom utøvere gjennom klubbens nettverk, regnes
som utenfor klubbregi dersom det ikke er lyst ut som klubbtur på klubbens
nettside. Dette vil være en privat tur, og ansvaret ligger således på
deltakerne.
3. Alle andre aktiviteter ansees som privat og skjer dermed på medlemmers
eget ansvar.
4. Uansett om aktivitet er i regi av klubben eller privat så må alltids
regelverket for bruk av utstyr og sikkerhet følges
5. Klubbens utstyr kan ikke brukes over flere dager (f.eks. til langtur rund
Mjøsa el.) med mindre at styret har gitt tillatelse til det i hvert enkelt tilfelle
6. Skader på klubbens utstyr eller eiendom skal meldes umiddelbart til styret,
rutinen er beskrevet i internkontrolldokumentet.
7. Likeledes skal uønskede hendelser rapporteres, rutinen er beskrevet i
internkontrolldokumentet.
D. Lagring av privat utstyr
1. Lagring av privat utstyr skjer på eget ansvar
2. Hvis det ikke er betalt for lagring vil eiendeler bli fjernet fra Roklubbens
eiendom uten varsel. Dette skjer dog ikke uten at det har blitt sent ut
purring for betaling
3. Medlemmer som leier båtplass er selv ansvarlig til å meddele adresseendring til kassereren.
4. Det er ikke lov å bruke utstyr (bl.a. årer, spruttrekk, vest el.) til andre
medlemmer (med unntak for private avtaler)
E. Sammenslutning med andre lag
1. Formålet med punkt E er at klubbens eiendom aldri kan fusjoneres inn i en
annen enhet men at eiendommen samtidig brukes til ro- og padleaktivitet.
2. Ved en sammenslutning holdes eiendeler utenfor sammenslutningen og
klubbens eiendomsforvalting ifg. formålsparagrafen fortsetter som et eget,
selvstendig enhet inntil aktivitetene starter opp igjen.
3. Klubbens navn vil da være navn på enheten, som forvalter eiendommen.
4. Formålet med eiendomsforvaltningen er å bevare eiendommen og legge til
rette til bruk av eiendommen for ro- og padleaktivitet.
5. Det skal lages en leieavtale med den fusjonerende motparten som regulerer
bruk av eiendommen og betaling for dekning av nødvendige utgifter som
vedlikehold, drift, forsikringer og avgifter av eiendommen.
6. Lederen for eiendomsforvaltningen skal være medlem av styret som er
ansvarlig for ro-/padleaktivitet
Side 14 av 14