Styret i Hamar Ro- og Kajakklubb møttes til møte i klubbhuset 3. november 2021. En rekke saker ble behandlet. Styret slår fast at klubbens likviditet (økonomiske situasjon) er god og at 500 medlemmer hittil i år har betalt sin kontingent. I tillegg  ble det vedtatt ny brukerinstruks for klubbhuset, nye retningslinjer for utleie av klubbhuset, en mulig utbedring av dusjavdelingene i båthuset og det ble bevilget penger til å legge inn lys i det nye kajakkhuset. Styret utsatte å vedta innkjøp av to nye romaskiner til treningsrommet nå, men romaskinsaken skal opp igjen i styremøtet 1. desember.

Retningslinjer for utleie av klubbhuset og brukerinstruks for utleie finner du under menypunktet medlemsskap > priser og betalinger.

Trykk under og les hele møtereferatet, uredigert.

Styremøte pÃ¥ Damehuset, Tjuvholmen onsdag 3. november – 21 kl. 1800-20.30

Tilstede fra Styret: Arne Hansen, Wolfgang Scherzer, Solveig Hauge, Per Olav Lund (via teams), Marit Lier og Per Myrvang

Ikke tilstede/meldt forfall:

Agenda.

1. Økonomi.

Det er god likviditet i klubben og med økonomisk evne til å betale en større forventet regning i forbindelse med ikke ferdigstilte byggearbeider. Leder har purret på ikke betalt medlemskontingent og båtplassleie. Det har kommet innbetalinger som resultat av dette, og noen har også bekreftet at de ikke lengre er medlemmer i klubben. Det er p.t. ca. 500 medlemmer i klubben. Spillemiddelsøknad er godkjent i kommunen.

Vedtak:

Styret tar informasjon om økonomi til orientering.

2. Anno museum.

Arne orienterte fra møte med Anno museum og forespørsel om historiske mjøsbåter kan ha tilhold på Tjuvholmen. Det er snakk om å legge et antall båter (3-10), både eldre utgaver og potensielt nye som blir laget/reprodusert, utendørs og ned mot utløpet fra Veslemjøsa. Disse båtene lagres også utendørs vinterstid, med deksel i tre over båtene.

Vedtak:

Styret stiller seg positive til henvendelsen fra Anno museum. Det er ønskelig at båtene kan være tilgjengelige for klubbens medlemmer. Det lages i første omgang et forslag til intensjonsavtale. Dersom det er snakk om at klubben skal stille klubbanlegget til disposisjon for at båtene skal brukes i formidlingssammenheng / utleie til andre, nedfelles dette konkret i en avtale mellom klubben og Anno museum.

3. Klubbkvelder og utleie av klubbhuset.

Det har kommet henvendelse fra Routvalget på å holde tre klubbkvelder på tirsdager frem mot jul. Sverre Nordhagen har også levert en liste med ønsker om at det blir arrangert 5 klubbkvelder med ulike temaer. Reglement for utleie av klubbhuset er også gjennomgått og revidert.

Styret stiller seg positive til at det arrangeres klubbkvelder. Det er et sosialt og miljøskapende tiltak. Solveig tar på seg oppgaven med å koordinere dette. Fortrinnsvis ønsker vi at klubbkveldene holdes på tirsdager. Da kan vi styre utleie av klubbhuset til øvrige dager i uken, og reservere tirsdager fast til klubbkvelder. Selv om det ikke alltid vil være forberedt tema på disse kveldene, kan medlemmer møte opp til prat og sosialt samvær.

Vedtak:

Styret oppnevner Solveig til å koordinere temaer på klubbkvelder. Det lages en oversikt over innkomne temaer og med informasjon ut til medlemmene om å melde inn andre ønsker. Hun tar også kontakt med Tove Hofshagen i forhold til å «øremerke» tirsdager som klubbkveld. Solveig avklarer nærmere med Sverre N om noen av hans foreslåtte datoer kan flyttes til tirsdag. Alternativt går de som planlagt, men at det fremover legges opp til tirsdager.

Klubben dekker for innkjøp av kaffe til klubbkveldene. Øvrig servering dekkes som spleis av de som deltar. Dersom det er snakk om å leie inn eksterne foredragsholdere og/eller det er et spesielt ønske om bevertning, skal dekning av kostnader på forhånd avklares med styret.

Styret presiserer nye retningslinjer for utleie og brukerinstruks som gjelder for leietakere av klubbhuset. Dette følger som vedlegg til referatet.

4. Organisering.

Arne presenterte et foreløpig forslag til nytt organisasjonskart for klubben, med styre og utvalg og nærmere definerte arbeidsoppgaver tilknyttet de ulike. Slik vil en kunne spre og delegere arbeidsoppgaver, og i tillegg sikre at de som får roller i enten styre eller utvalg vet hva som ligger til funksjonen.

Vedtak:

Styret ønsker å jobbe videre med forslaget. Arne, Marit og Per vil frem til neste styremøte bearbeide forslaget og legge frem en skisse til videre diskusjon. Målet er å kunne presentere et forslag til ny organisering av klubben til årsmøtet 2022.

5. Eventuelt.

5.1. Montering av lufteluker og brannvarslere i klubbhuset.

Arne og Tor har besørget dette.

Vedtak:

Styret tar dette til orientering.

5.2. Dør til tilbygget og nytt låsesystem på portene.

Det har kommet innspill på å kunne montere dør til tilbygget, slik at en lettere kan komme inn i hallen uten å måtte låse seg inn gjennom den store porten. Det er også spilt inn et forslag på å lage nytt låsesystem med lem for portene, alla det som er i rohallen.

Vedtak:

Arne vil sjekke med kommunen om det er lov til å montere ny dør, alternativt søke om endring av fasade. Klubben har en dør ekstra, og dersom vi får tillatelse vil ny dør settes inn. Vi avventer å gjøre noe med portene. Det må ses på om det er plass til å skyve kajakkstativene innover i hallen, uten at dette går på bekostning av lageret for kursmateriell og vestoppheng. Det ses nærmere på et fremtidig behov for å montere kodebrikke til den nye døren. Dette koster mye penger, og vi er p.t. usikre på behovet, og om det i det hele tatt er ønskelig.

5.3. Dør til kott i klubbhus.

Vedtak:

Styret støtter at det lages dør til kottet.

5.4. Utbedring av do og dusjer i garderobeanlegget.

Det er sprekker i vegger og gulv på doene og dusjene, i tillegg til at belegg er løst. Arne har innhentet tilbud fra malerfirma og rørleggerfirma. Foreløpig er det for dyrt, og Arne gjør videre undersøkelser for å se om arbeidet kan gjøres billigere.

Vedtak:

Styret avventer et nærmere pristilbud før avgjørelse om utbedringer.

5.5. Innkjøp av to romaskiner.

Per orienterte muntlig om at det i referat fra møte i routvalget var fremmet ønske / søknad om innkjøp av to stk. romaskiner til treningsrommet.

Vedtak:

Styret ber Per om å sjekke med Terje Larsen om det er plass til to romaskiner i treningsrommet, og om det er eventuelt er noe av dagens utstyr som må ryddes bort. Styret ønsker i tillegg å diskutere saken når det er fulltallig. Det er ikke avsatt midler til innkjøp av romateriell i inneværende budsjett, og det er ønskelig å se på praksis med oppmelding av behov og dekning av utgifter. Saken tas opp på nytt i neste styremøte.

5.6. Utgraving for større inn/utløp Veslemjøsa.

Tor S. Eng har hatt møte med kommune, fylkeskommune og statsforvalter. På vegne av styret har han søkt fylkeskommune og statsforvalteren om dispensasjon fra verneforskriftene til å kunne grave ut for et større inn/utløp i Veslemjøsa. Klubben har fått godkjent tiltaket, med

konkrete føringer på omfang og tidsperiode for et eventuelt tiltak. Tor S. Eng vil følge opp saken i et møte med Hamar kommune i uke 46.

Vedtak:

Styret tar saken til foreløpig orientering. Vi avventer nærmere fra møtet med Hamar kommune, og i hvilken grad dette medfører utgifter for klubben.

5.7. Tilbud på utelys.

Arne har innhentet tilbud på montering av utelys og lys i tilbygget. Tilbudet er på 28 625 kr. inkl. mva.

Vedtak:

Styret godkjenner tiltaket og Arne følger opp saken.

5.8. Bruk av tidligere innkjøpt mat.

Solveig har liggende mat i egen fryser fra tidligere plan om dugnadsfest som ble avlyst p.g.a. korona.

Vedtak:

Klubben v/ Solveig inviterer til klubbkveld og «restefest» før jul der dette kan serveres. Det serveres til det er tomt.

5.9. Ro – og padleled Innlandet.

Per orienterte kort om arbeidet så langt med ro og padleled Innlandet. Det er fylkeskommunen som driver prosjektet, og i samarbeid med klubber og kommuner i og rundt Mjøsa, samt andre aktuelle vassdrag. Per og Sverre har deltatt på møter og vil i vinter jobbe videre med aktuelle ruter fra Hamar, informasjon og graderinger.

Vedtak:

Styret tar saken til orientering.

5.10 Rutiner for innbetaling / regninger / utgiftsdekning.

Wolfgang orienterte om behovet for innskjerping av rutiner for innlevering av regninger / utgiftsdekning.

Vedtak:

Styret ønsker å innskjerpe rutiner for utgiftsdekning. Fremover skal alle utgifter være klarert på forhånd. Dette skal tas opp enten ved å snakke med eller sende mail til kasserer (Wolfgang) eller leder (Arne).

Arne sender mail om dette til de det gjelder.

5.10. Innspill fra medlemmer.

Det ble vist til Gjøvik kajakklubb som hadde stilet to åpne spørsmål til medlemmene sine om hva de ønsket av klubben og hva de selv kunne bidra med. Vi har også gjort noe liknende tidligere, men diskuterte nå behovet for en ny runde med spørsmål til våre medlemmer.

Vedtak:

Styret vil følge opp saken og se nærmere på spørsmål som kan stilles til våre medlemmer, både for å høre om ønsker, behov og bidrag.

5.12 Dato for neste styremøte og juleavslutning for styret.

Vedtak:

Neste styremøte og juleavslutning blir onsdag 1. desember, fra kl. 18.00

Referent

Per Myrvang